Email-Benachrichtigung

Modul E-Mail-Benachrichtigung ermöglicht Ihnen einen automatischen Versand von E-Mails an die an Projekt beteiligten Personen.

Funktionen

  • Erinnerung an Mitarbeiter an bevorstehenden Aufgaben
  • Erinnerung an Mitarbeiter an nicht rechtzeitig erledigten Aufgaben
  • Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen
  • Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen
  • Benachrichtigung von Benutzern über Meilenstein-Terminänderungen

E-Mail Vorlagen überprüfen oder ändern

Zuerst klicken Sie die Schaltfläche Mail an.

Hier können Sie vorhandene Email-Vorlagen überprüfen oder ändern und neue erstellen.

Tipp!

  1. Abhängig von der Art der Email-Vorlage stehen Ihnen verschiedene Projektinformation im Feld Parameter zur Verfügung.
  2. In allen Vorlagen Betreff- und Text-Inhalte sind aus entsprechenden verfügbaren Parametern je Vorlage freidefinierbar.

Fristen für E-Mail Benachrichtigung

  1. Zuerst klicken Sie Administration > Verzeichnisse an.
  2. In der Spalte Aktion betätigen Sie die Schaltfläche Blatt mit Stift.
  3. Dann wählen Sie den Register E-Mail Benachrichtigung aus und legen Sie einen Zeitraum für Aufgaben fest.

Die Spalte E-Mail Benachrichtigung stellt alle Fristen dar.

Erinnerung an Mitarbeiter an nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben, die vor X Tage liegen.

Wenn diese Optionen eingeschaltet ist, werden Emails den Mitarbeitern zugeschickt, die den Aufgaben zugeordnet sind und:

  • der Aufgaben-Anfang liegt im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (bspw. 2) Tage und der abgeschlossene Prozentsatz für diesen Vorgang ist gleich 0.
  • das Aufgaben-Ende liegt im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (bspw. 2) Tage und der abgeschlossene Prozentsatz für diesen Vorgang ist weniger als 100.

Erinnerung an Mitarbeiter an bevorstehende Aufgaben, die nach X Tage liegen

Wenn diese Optionen eingeschaltet ist, werden Emails den Mitarbeitern zugeschickt, die den im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 3) Tage liegenden (anfangenden) Aufgaben zugeordnet sind. Bspw. heute ist 15 Juli und 3 Tage eingetragen sind, dann im Zeitraum von 15.07 bis 18.07 .

Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen, die in X Tage liegen

Wenn diese Optionen eingeschaltet ist, werden Emails den Mitarbeitern zugeschickt, die den im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 1) Tage liegenden Aufgaben zugeordnet worden sind und bei diesen Aufgaben Terminänderungen eingetreten sind.

Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen, die in X Tage liegen

Wenn diese Optionen eingeschaltet ist, werden Emails den Benutzern zugeschickt, die die im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 7) Tage zugeordneten Mitarbeiter als Untergeordneten haben.

Untergeordnete Mitarbeiter kann man durch den Menüpunkt Administration/Benutzer, Spalte Aktion, Schaltfläche definieren. Das Feld Filter soll dabei leer sein.

Benachrichtigung von Benutzern über Meilenstein-Terminänderungen, die in X Tage liegen

Wenn diese Optionen eingeschaltet ist, werden Emails den Benutzern zugeschickt, wenn Meilenstein-Termine verschoben wurden.

Achtung!

Beim ersten E-Mail-Versand werden alle Vorgänge vom Projektstart bis bspw. 17.07. aufgelistet. Dann kommen nur neue Vorgänge dazu, d.h. wenn Info über einen Vorgang bspw. a1 einem Mitarbeiter gesendet wurde, kriegt der Mitarbeiter mit der nächsten Email kein Info über a1, obwohl der Vorgang im definierten Zeitraum liegt.

Hinweis: Sie können Email-Benachrichtigung automatisieren, indem Sie in Start/Systemsteuerung/Verwaltung/Aufgabenplanung dazu eine geplante Aufgabe erstellen.